Forretningsorden
Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsens opgaver:
1. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand og pasning samt påser, at der god orden i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen igangsætter beslutninger, foretaget på afdelingsmødet.
2. Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen til budget for afdelings drift. Afdelingsbestyrelsen kan fremkomme med ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. af driftsbudgettet og kan begære møde med administrationen herom. Afdelingsbestyrelsen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Organstationsbestyrelsen foretager den endelige godkendelse af driftsbudgettet.
3. Årsregnskab for afdelingen udarbejdes af administrationen og fremsendes til afdelingsbestyrelsens og eventuelt afdelingsmødets godkendelse, inden generalforsamlingen foretager den endelige godkendelse.
4. Eventuelle tvistigheder mellem boligorganisationens ledelse og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab indbringes af boligorganisations ledelse for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse.
5. Mindst én gang om året skal afdelingsbestyrelsens medlemmer sammen med en repræsentant for administrationen gennemgå afdelingen og kan på grundlag af denne gennemgang og administrationens oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser stille forslag til afdelingsmødet om iværksættelse af aktiviteter og arbejder.
6. Ved fraflytninger foretages syn af boligerne i overensstemmelse med reglerne i afdelingens vedligeholdelsesreglement og lejekontrakten. Der kan indgås aftale om, at et medlem af afdelingsbestyrelsen kan deltage i synet, medmindre fraflytteren udtrykkeligt frabeder sig det.
7. Alle beboere kan deltage til generalforsamlingen efter foreningens vedtægter.
8. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper af beboere, som afdelingsmødet udpeger, til at udøve særlig virksomhed ved afholdelse af arrangementer eller fester for børn og unge samt kulturelle aktiviteter, f.eks. udgivelse af beboerblad, etablering af fritidsklubber og andre aktiviteter.
9. Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærers arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til påtalen/klagen sammen med boligorganisationens ledelse.
10.Mindst 4 gange årligt, kvartalsvis, skal der være lejlighed for afdelingsbeboere til personligt at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen eller ét af dens medlemmer. Beboerne kan også kontakte bestyrelsen via mail, samt postkasse.
11.Der pålægges generelt afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter tavshedspligt vedrørende kendskab til beboeres personlige forhold.
Afdelingsbestyrelsens møder:
12.Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds en formand.
13.Afdelingsbestyrelsen vælger af sin egen kreds en sekretær, som fører protokol over forhandlingerne på afdelingsbestyrelsens møder samt over afdelingsmøder.Afdelingsbestyrelsen fordeler i øvrigt selv opgaverne indbyrdes.
14.Hvervene som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnede.
15.Afdelingsbestyrelsesmøderne indkaldes af formanden, der også leder afdelingsbestyrelsens forhandlinger. På det ordinære obligatoriske afdelingsmøde aflægger formanden på afdelingsbestyrelsens vegne beretning for det forløbne år.
16.Afdelingsbestyrelsen holder møde 10 gange årligt, eller hvis blot ét medlem af afdelingsbestyrelsen fremsætter ønske derom.
17.Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer er tilstede.
18.Beslutning træffes af de mødende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende. Dersom formanden ikke er til stede, og stemmerne står lige, udsættes afgørelsen til et senere møde.
19.Boligorganisationens ledelse og afdelingens beboere skal gøres bekendt med tid og sted for afdelingsbestyrelsens møder. Dette sker på boligorganisationens hjemmeside.
20.Hvis en repræsentant for administrationen deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet således, at de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først.
21.I afdelingsbestyrelsens møder deltager normalt afdelingens (ledende) ejendomsfunktionær. Afdelingsbestyrelsen kan bestemme, at den pågældende ejendomsfunktionær ikke kan deltage i enkelte møder eller dele deraf, såfremt særlige forhold gør ejendomsfunktionærens tilstedeværelse uhensigtsmæssig.
22.Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder, men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenspunkter.
23.Suppleanter kan deltage i afdelingsbestyrelsens møder, dog uden stemmeret.
24.Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen eller på grund af længerevarende sygdom eller lign. træder ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indkaldes. Hvis der ikke er suppleanter nok til at udfylde ledige bestyrelsesposter, skal der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde.
25.Afdelingsbestyrelsen meddeler administrationen sine og afdelingsmødets beslutninger. Afdelingsbestyrelsen varetager ikke administrative opgaver.
26.Af mødet tages beslutningsreferat, der rundsendes i PDF-format til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, samt administrationen. Referatet skal være udsendt senest 8 dage efter mødets afholdelse.
27.Til alle aktiviteter, der kræver økonomiske midler skal udarbejdes et budget, før afvikling. Forbrug over 5.000,- kr. skal godkendes 2 af hinanden følgende bestyrelsesmøder.
28 Afdelingsbestyrelsen skal loyalt støtte trufne bestyrelsesbeslutninger. Afdelingsbestyrelsen skal loyalt arbejde for beslutninger truffet på afdelingsmødet.
29.Formanden er den officielle talerør for de beslutninger bestyrelsen har truffet og kan ikke selvstændigt træffe beslutninger eller udtale sig om emner, der ikke er godkendt af afdelingsbestyrelsen.
30. Formanden videresender informationer, der er modtaget, til bestyrelsen.
31. Afdelingsbestyrelsen økonomiske rådighedsbeløb, der fastsættes af afdelingsmødet, kan bruges til beboeraktiviteter, oplysningsarbejde m.m. der giver, som minimum, en stor gruppe af beboere mulighed for at deltage.
32.Beløb udover skal der ansøges om med begrundelse til organisationsbestyrelsen.
33.Bestyrelsens dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:
1. Godkendelse af referat.
2. Godkendelse af dagsorden3. Nyt fra afdelingen
4. Nyt fra administrationen
5. Nyt fra beboere
6. Fremtidige aktiviteter
7. Næste møde
8. Eventuelt
Formanden udsender dagsorden senest 8 dage før mødet.
Godkendt d. 23. september.